La Norma ISO 22301 es el estándar internacional para la Gestión de la Continuidad del Negocio (SGCN), hoy es una herramienta fundamental para las organizaciones que buscan fortalecer su resiliencia, asegurar la continuidad de sus operaciones y lograr la supervivencia ante eventos disruptivos.
La implementación de esta norma no está exenta de problemas, limitantes y desafíos para quienes la ejecutan. Para ponerla en práctica de manera efectiva, exitosa y que, además, si es el caso, también cumpla con requisitos regulatorios, es crucial evitar ciertos errores comunes durante la implementación.
A continuación, presentamos consejos prácticos para realizar este proceso con confianza.
Construir un equipo con la representación de diferentes áreas de la organización (TI, operaciones, finanzas, recursos humanos, etc.). Esto asegura una visión completa y real de los procesos y facilita la identificación de interdependencias y posibles puntos débiles. Proporcionar a este equipo la capacitación adecuada sobre la Norma ISO 22301 y las metodologías de Gestión de la Continuidad de Negocio.
Es necesario capacitar de manera formal en la Norma ISO 22301 al equipo de trabajo que va a ayudar en la implementación.
Es necesario utilizar los Servicios de Consultoría de un despacho que demuestre experiencia en diversas implementaciones de la Norma ISO 22301, la contratación de un servicio experto puede garantizar la eficacia de la implementación al proveer:
Consultores certificados en la Norma ISO 22301.
Expertos con amplia experiencia en diversas implementaciones de la norma.
Experiencia en la gestión del proyecto para la implementación de la norma.
Gestionar los riesgos inherentes a esta implementación.
Acompañamiento en todo el proceso de implementación.
Niveles de servicio y garantías para el servicio.
Sin el liderazgo y el compromiso visible de la alta dirección, la implementación de ISO 22301 será cuesta arriba. La implementación de esta norma no puede ser una iniciativa aislada del departamento de TI o de un solo equipo.
El compromiso visible y activo de la alta dirección es fundamental para asignar los recursos necesarios, ayudar a eliminar obstáculos, establecer la cultura de resiliencia y garantizar que la Continuidad del Negocio se integre en la estrategia general de la organización.
Asegurarse de que se comprendan los beneficios estratégicos que se lograrán con la implementación:
La mejora de la resiliencia organizacional.
La protección de la reputación.
La continuidad de las operaciones aun en medio de una catástrofe.
La ventaja competitiva comercial y financiera.
Antes de siquiera pensar en la documentación, se debe dedicar el tiempo para comprender a fondo el contexto único de cada organización.
Esto implica analizar:
Las necesidades y expectativas de las partes interesadas: Clientes, proveedores, reguladores, empleados, etc. ¿Cuáles son sus requisitos en términos de continuidad operativa?
Los riesgos y oportunidades específicos: ¿Qué tipo de interrupciones son más probables? ¿Qué interrupciones tendrían el mayor impacto? ¿Existen interrupciones que impidan a la organización el cumplimiento normativo o legal a las que están sujetas?
Los procesos críticos del negocio: ¿Cuáles son las actividades esenciales que deben mantenerse durante una interrupción para evitar pérdidas significativas?
El marco legal y regulatorio aplicable: En caso necesario, se debe identificar las obligaciones específicas relacionadas con la continuidad del negocio que la organización debe cumplir en temas regulatorios y legales.
El Análisis de Impacto al Negocio es el corazón de la implementación de ISO 22301, esta etapa es vital y es el inicio de la implementación de la norma.
Se debe realizar un análisis exhaustivo para:
Identificar los procesos críticos: Determina cuáles son los procesos esenciales para la supervivencia de la organización.
Evaluar el impacto de las interrupciones: Analiza las consecuencias financieras, operativas, legales y reputacionales de la interrupción de cada proceso crítico.
Definir los Objetivos de Tiempo de Recuperación (RTO) y los Objetivos de Punto de Recuperación (RPO): Establece plazos realistas para restaurar los procesos y la cantidad máxima de pérdida de datos tolerable.
El Plan de Continuidad del Negocio debe ser un documento práctico, fácil de leer, comprender y actualizar, no solo se debe ver como un requisito para la certificación y debe incluir:
Procedimientos claros y concisos: Describe paso a paso las acciones a tomar en caso de una interrupción.
Roles y responsabilidades definidos: Definir claramente quién es responsable de qué durante una crisis.
Información de contactos actualizada: Mantener una lista de contactos clave tanto internos como externos.
Planes de comunicación: Define cómo se comunicará la organización con las partes interesadas durante una interrupción.
Un Plan de Continuidad de Negocio solo es efectivo si se prueba y se actualiza regularmente.
Realizar simulacros de diferentes escenarios de interrupción para identificar brechas, evaluar la efectividad de los procedimientos y capacitar al personal. Ayuda a aprender de cada prueba y ajusta el plan según sea necesario.
La gestión de la continuidad del negocio no es un proyecto con una fecha de finalización. Establece un proceso para revisar y actualizar el Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio (SGCN) de forma regular, considerando cambios en la organización, el entorno y los requisitos regulatorios.
Realizar auditorías internas periódicas asegura el cumplimiento y busca oportunidades de mejora.
Mantener una documentación clara y organizada de todo el proceso de implementación, incluyendo el Análisis de Riesgos, el Análisis de Impacto al Negocio, el Plan de Continuidad del Negocio, los registros de pruebas y las acciones correctivas.
Esto no solo facilita la auditoría de certificación, sino que también proporciona un historial valioso para futuras revisiones y mejoras.
Obtener la certificación ISO 22301 es un logro importante, pero no debe ser el objetivo final. La verdadera recompensa radica en que esta implementación permite construir una organización más resiliente y capaz de afrontar cualquier desafío.
Mantener el enfoque en la mejora continua y en asegurar la Continuidad de Negocio a largo plazo.
*Las opiniones, ideas y recomendaciones expuestas en este artículo son exclusivamente del autor.
